Выстраивание коммуникаций между сотрудниками, а также быстрое реагирование на запросы клиентов долгое время считалось задачей руководителя. Но с увеличением потока информации своими силами справляться становилось все труднее и труднее. Поэтому стали появляться специальные программные средства, позволяющие существенно упростить работу коллектива, а также сделать ее максимально прозрачной.
Первыми специализированное программное обеспечение получили отделы по работе с клиентами - CRM (Customer Relationship Management - система управления взаимоотношениями с клиентами). Потом появились бухгалтерские программы. Для закупщиков были разработаны ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия) системы. В итоге почти все структурные единицы предприятия выполняли свою работу с использованием профильного ПО. Тендерные отделы в России возникли относительно недавно, поэтому для взаимодействия между сотрудниками преимущественно используется неспециализированное программное обеспечение, такое как электронные таблицы или корпоративная CRM система. Специальные же программы для специалистов по тендерам сфокусированы на поиск закупок.
Схема эффективной работы тендерного отдела.
Для начала, посмотрим на схему, позволяющую тендерному отделу работать с максимальной эффективностью.
Из схемы становится понятно, что для эффективной работы необходимо соблюдение нескольких принципов:
Разделение ролей. Специалист должен выполнять свои узкоспециализированные задачи, а не пытаться "объять необъятное". Необходимые специалисты: руководитель отдела, специалист по поиску тендеров, юрист, специалист по банковским гарантиям, специалист по работе на ЭТП.
Параллельная работа над несколькими тендерами. Не стоит жертвовать участием в одном тендере под предлогом нехватки времени из-за участия в другом.
Руководитель должен быть в курсе всей текущей деятельности. У начальника отдела должна быть возможность максимально быстро получить информацию о том, в каком состоянии находится работа с конкретным тендером.
Структурированность документации. Все документы, которые получены от заказчика или сделанные специалистами отдела должны быть легко доступны и четко привязаны к конкретной закупке.
Решение задач повышения эффективности с помощью специального программного обеспечения.
Для повышения эффективности отдела по работе с тендерами компания FindTenders создала новый продукт - Тендерная CRM система. Программа создавалась основываясь на пожеланиях многочисленных клиентов, поэтому она позволяет автоматизировать все бизнес-процессы, описанные выше.
Многопользовательский режим с формированием системы статусов-меток для каждого тендера. Все бизнес-процессы ложатся на заданный набор состояний, в которых могут находится тендеры при работе с ними. А руководитель может проводить фильтрацию по этим меткам.
Свое облачное хранилище позволяет структурировать все файлы, используемые в работе, что исключает ошибок при параллельной работе нескольких человек с большим числом несвязанных тендеров.
Также для уменьшения временных потерь на коммуникации между сотрудниками в программу интегрирован мессенджер, привязанный к каждому тендеру. Все сотрудники могут обсуждать рабочие моменты, не зависимо от их местонахождения и количества.
Специальный модуль позволяет обсуждать и сохранять историю обсуждений рабочих моментов, связанных с конкретной закупкой..
Бесплатное тестирование CRM системы для тендерного отдела.
Для того чтобы протестировать новое программное решение от компании FindTenders достаточно заполнить анкету.
Заполните анкету и отправьте нам, с Вами свяжется менеджер, проконсультирует по возможностям и откроет тестовый доступ
Видеоролик, посвященный тендерной CRM.
-
Дата публикации: 05.04.2016